14 april 2020
Digitalisering schrikt de notaris niet af, integendeel. Bij de beroepsvereniging Fednot en haar Vlaamse zuil VlaNot zet men volop in op deze evolutie: ze omarmen blockchaintechnologie en artificiële intelligentie, ze voelen zich thuis op sociale mediakanalen (@notaris.be) en ze ontwikkelen heel wat digitale tools en infographics. Voor Connect gingen we in gesprek met Christian Van Belle, voorzitter van VlaNot, en Jan Sap, Directeur-generaal van Fednot.
Wat is VlaNot?
Christian Van Belle: VlaNot ressorteert onder Fednot, de Federatie van het Notariaat. VlaNot staat specifiek in voor vorming van de notarissen en hun medewerkers en voor de communicatie naar het publiek toe. We volgen ook de regionale regelgeving op.
Op vlak van vorming staan wij in voor de opleiding van zowel (kandidaat-)notarissen, stagiairs, juristen als niet-juristen. Voor de eerste groep organiseren wij jaarlijks een vijftal grote studiedagen waarop gemiddeld zo’n 1700 geïnteresseerden aanwezig zijn. Daarnaast zetten wij sterk in op de vorming van notariële medewerkers-juristen en niet-juristen: van een snelcursus voor de echte nieuwelingen in de sector, tot een juridische basis- of gevorderden opleiding. Ook beschikken wij over een breed opleidingsaanbod om allerhande praktische vaardigheden aan te leren.
Wat betekenen VlaNot en Fednot voor elkaar?
Christian Van Belle: De interactie tussen VlaNot en Fednot is zeer sterk, aangezien de Nederlandstalige bestuurders van Fednot ook zetelen binnen VlaNot. Op die manier zijn we perfect op de hoogte van wat er zowel op federaal niveau gebeurt als binnen de domeinen VlaNot actief is.
Jan Sap: De samenwerking verloopt zeer goed. Vanuit Fednot houden wij rekening met de wijze waarop België is geëvolueerd: we hebben naast een Vlaamse tak (VlaNot), ook een Brusselse en Franstalige tak. Ik vind het belangrijk dat we via VlaNot regionale accenten kunnen leggen, ook in het kader van de contacten met de Vlaamse overheid.
Je kan niet zonder notaris bij belangrijke gebeurtenissen zoals een huis kopen, of het oprichten van een onderneming, maar weet de burger of ondernemer voldoende wat jullie concreet voor hen kunnen betekenen?
Christian Van Belle: Dat klopt, om een huis te kopen moet je naar de notaris. We stellen vast dat wanneer kopers en verkopers bij ons langskomen en zien wat wij allemaal voor hen kunnen doen, het vaak pas dan duidelijk wordt wat de meerwaarde is van onze tussenkomst. Het nieuwe vennootschapsrecht is zo’n manier om dit extra in de verf te zetten. De vrijheid die in het vennootschapsrecht wordt gegeven is één zaak, maar de impact die het heeft op andere vlakken (fiscaal, sociaal,…) is gigantisch en niet altijd even duidelijk te overzien. Daarom is het meer dan ooit nodig dat we samenwerken met andere actoren. Als notaris hebben we het voordeel om een generalist te zijn en zo het overzicht te bewaren. Waar onze competenties eindigen als notaris, kunnen we doorverwijzen en samenwerken met anderen.
Jan Sap: Wij meten ook bij de burgers wat men van de notarissen denkt: als vertrouwenspersoon scoort de notaris zeer goed en plaatst men ons net na de arts en de architect. Het is dan ook onze dagelijkse opdracht om goed te communiceren wat de notaris voor zijn of haar cliënten kan betekenen. In de eerste plaats via Notaris.be, maar ook via de sociale en de klassieke mediakanalen. We publiceren samen ook handige infofiches voor burgers en ondernemers waarin we thema’s belichten waarbij de notaris betrokken is.
Werken jullie als notaris vaak samen met andere juridische of economische beroepers?
Christian Van Belle: Zeer zeker, zowel in familiale context als op het niveau van ondernemingen. Het blijft zo dat voor een onderneming het eerste logische contactpunt ligt bij de economische beroepen. Over het algemeen verloopt die samenwerking ook heel goed. Een mooi voorbeeld daarvan is het digitale effectenregister (eStox) dat we samen met het IAB (nu ITAA) ontwikkeld hebben. Zo’n project versterkt de banden met andere beroepen. Er zijn uiteraard ook andere beroepsgroepen of sectoren waarmee we samenwerken, zoals de banken en vastgoedmakelaars, maar het eStox-project was toch redelijk innovatief. Het smaakt naar meer.
Daarnaast werken we natuurlijk regelmatig samen met de advocaten. Het DNA van een advocaat associëren mensen eerder met een partijdig iemand, bijvoorbeeld bij een overname van een onderneming. Het is een andere setting. Notarissen zijn per definitie niet partijdig en dat onderscheidt hen grondig van andere beroepen. Maar dat betekent niet dat notarissen en advocaten niet goed zouden kunnen samenwerken.
Jan Sap: De aanpak van Fednot is om meer te gaan werken in ‘ecosystemen’. Ik vind het belangrijk dat we wat over de muren van het notariaat kijken en op zoek gaan naar synergiën. Zo was eStox een eerste formele samenwerking met een andere beroepsorganisatie. Hier zit zeker toekomstmuziek in. Wanneer je het bekijkt vanuit het perspectief van een ondernemer, heeft die er alle belang bij dat er een goede coöperatie is tussen de notaris, accountant of advocaat. Om deze samenwerkingen duidelijk te maken voor de burger, hebben wij samen met Connect bijkomende infofiches uitgewerkt. Speciaal op maat van startende ondernemers. Deze infofiches geven o.a. een visueel overzicht van de taken van de verschillende professionals waarmee de ondernemer in contact zal komen gedurende zijn ondernemingsactiviteiten.
Wat is eStox?
Via eStox kan je uw aandelenregister op elk moment en om het even waar raadplegen. Uw notaris, accountant of bedrijfsrevisor kan je adviseren en zorgen voor een correcte registratie van de aangeleverde gegevens.
www.estox.be/
“Technologie leidt ertoe dat de drempel verlaagd wordt, het verwerken van dossiers voor een deel geautomatiseerd wordt en hierdoor komt er terug meer tijd vrij voor het rechtstreeks contact met de cliënten, en hier hebben ze ook nood aan.”
Christian Van Belle
Hoe gaan de notarissen om met de digitalisering binnen het beroep?
Christian Van Belle: Het is misschien niet een beeld dat strookt met de perceptie van de buitenwereld, maar het notariaat is binnen de vrije beroepen een voorloper op het vlak van digitalisering. Sedert 2000 hebben we met de hele sector, onder impuls van Fednot, gekozen voor digitalisering. De eerste stap was een intranet, het zogenaamde eNotariaat, dat zorgde voor een complete mindshift binnen het notariaat. Daarna volgde een reeks projecten met de overheid, denk bijvoorbeeld aan eDepot, dat het online oprichten van een vennootschap mogelijk heeft gemaakt. Het meest recente project is Biddit, een digitaal platform voor het kopen en verkopen van vastgoed.
Jan Sap: Efficiëntie is het sleutelwoord. Om een voorbeeld te geven: we hebben een beveiligd notarieel netwerk gelanceerd, waarbij notarissen en banken op een veilige manier met elkaar kunnen samenwerken. Aanvullend biedt dit ook de mogelijkheid om akten te verlijden op afstand, waardoor mensen zich niet meer moeten verplaatsen. Dat betekent niet alleen tijdwinst, maar ook een stap vooruit op ecologisch vlak! We willen via digitalisering de burger een betere service aanbieden, zoals Christian al vermeldde. is hier een concreet voorbeeld van: in 2019 waren er ruim 4.000 online verkopen. De formule slaat duidelijk aan bij kopers en verkopers. eStox is dan weer een handige tool voor de ondernemers om te vermijden dat je een boek moet schrijven over wat jouw aandeel juist is. We hebben ook al enkele chatbots gemaakt rond vennootschapsrecht, huwelijksvermogensrecht,…
Hoe ziet, volgens jullie, de toekomstige notaris er uit?
Christian Van Belle: Ik denk dat de toekomstige notaris nog meer digitaal zal werken en misschien ook meer online beschikbaar zal zijn. Hopelijk zullen notarissen ook meer tijd overhouden voor het persoonlijk contact met de cliënten, want dat blijft toch essentieel. Door enkel online te communiceren, zou je heel wat informatie kunnen missen. Het zou me geen voldoening geven als notaris om dat persoonlijke luik niet meer te hebben. Het is zeer aangenaam om deze interactie te hebben met de cliënt en om dat vertrouwen te zien groeien tijdens de gesprekken. We merken ook dat mensen al snel eens contact opnemen met ons als vertrouwenspersoon. Dat is een fijn gevoel en daarvoor doen we het.
Jan Sap: Wij zetten heel hard in op artificiële intelligentie en het automatiseren van processen. Wat misschien nog belangrijker is, is de emotionele intelligentie gekoppeld aan een transparante communicatie vanuit de notaris. Op dat vlak kunnen we zeker nog wat extra stappen zetten.
“Wat men ook beweert, we hebben vanuit het notariaat geen schrik voor digitalisering, integendeel. Wij omarmen digitalisering en geloven dat we via deze weg een meerwaarde kunnen creëren om in te zetten op de dingen die er echt toe doen.”
Jan Sap
Hoe kijken jullie terug naar de woonbonusperiode?
Christian Van Belle: Het zal ons nog overkomen dat, ingevolge externe beslissingen, ons werkritme wordt bepaald en op zijn limieten gedreven wordt. Anderzijds kunnen we tevreden terugkijken naar deze periode, aangezien we toch bijna iedereen hebben kunnen bedienen. Ik geloof dat dit door de cliënten ook geapprecieerd is.
Het nieuwe vennootschapsrecht mogen we niet vergeten. Hoe zien jullie dat tegemoet?
Christian Van Belle: We hebben vorig jaar al een eerste piek gehad met de early adapters en nu komt het gestaag terug op gang. Dit zal gebeuren in samenwerking met de accountants. Beide beroepsgroepen zijn hierop voorbereid om dit tot een goed einde te brengen. Het zal uiteindelijk altijd iets zijn en we moeten mee met de veranderingen, maar dat houdt ons ook scherp.
Belangrijk ook voor de sector is dat er naast vorming, een goede juridische ondersteuning is voor de notarissen. Er is een sterk team aan zeer competente juristen die dag in dag uit ter beschikking staat voor de praktische vragen en problemen in dossiers. Dat is een enorme en noodzakelijke sterkte, waarvoor we heel dankbaar zijn.
Jan Sap: Vandaar ook het belang van een goede opleiding en vorming, niet alleen voor de notaris maar ook voor onze medewerkers. Deze mensen moeten ook mee kunnen, want men vergeet soms dat er ook druk op hen komt te liggen.
Welke boodschap geven jullie nog graag mee aan de juridische/economische vrije beroeper?
Christian Van Belle: Samenwerken is de toekomst. We hebben allemaal onze rol te vervullen vanuit onze eigenheid en onze competenties. De cliënt is het best gediend daar waar iemand de limieten van zijn of haar competenties kent en weet door te verwijzen naar een ander, waarmee men dan weer kan samenwerken. Elkaar de loef afsteken, helpt niemand vooruit. Het ecosysteem is digitaal en interrelationeel menselijk. Ik denk dat dat ons onderscheidt van eventuele bedreigingen die ons tegemoetkomen.
Jan Sap: Ik citeer graag een Nederlandse professor: “We leven niet in een tijdperk van verandering, maar we leven in een verandering van tijdperk.” Ik denk dat dat een boodschap is die alle beroepen, maar zeker de juridische en economische vrije beroepen, moeten ter harte nemen. We moeten mee met de tijd en een goede samenwerking maakt daar zeker deel van uit.